Uma das ferramentas mais interessantes e uteis no gerenciamento de projetos, são as lições aprendidas. Quando comecei a me envolver mais com as boas práticas e entender melhor alguns acontecimentos ocorridos nos projetos, entendi uma frase antiga que eu ouvia de um gerente que me ensinou várias coisas. Ele dizia o seguinte: “Ok, vamos em frente, lição vivida é lição aprendida“. E não é que ele tinha total razão, vamos entender juntos um pouco melhor esta técnica.

O conceito é super simples, porém a sua aplicação ainda não é utilizada tanto quanto deveria, e muitas equipes não entendem exatamente a sua função, deixando de tirar proveito desta excelente ferramenta. As lições aprendidas servem para registrar os acontecimentos que influenciaram ou impediram algum avanço do projeto, ao longo da fase anterior. Deve ser dada atenção para as ocorrências ruins e boas, ou seja, influencias positivas ou negativas.

Bom, como podem ver o uso é simples e temos mais de uma teoria de apoio. No PMBOK®, o Registro de lições aprendidas é realizado ao final de cada fase ou projeto. Já no Scrum a Reunião de Retrospectiva é a cerimônia que mais gera lições aprendidas.

Ambas as teorias defendem o mesmo objetivo com o registro das lições aprendidas, evitar que os mesmos erros sejam repetidos no futuro, mitigar riscos já ocorridos anteriormente, melhorar acontecimentos bons que foram positivos e ainda podem ser melhorados, e continuar realizando boas práticas que surtiram efeitos positivos na execução anterior.

Os momentos mais importantes para o registro das lições aprendidas, devem ser realizados segundo o PMBOK® e o Scrum. No entanto, ao longo de toda a fase, ou melhor, ao longo de todo o projeto, as lições aprendidas são identificadas, e devem ser registradas. Lembram-se quando eu disse no começo que “Lições vividas são lições aprendidas” ? Então, imediatamente quando um acontecimento bom, ou ruim ocorrer, a equipe deve identificar o ocorrido, registrá-lo e tomar ações para que no futuro ele não ocorra novamente, no caso de um evento negativo, ou provoque a sua recorrência, no caso de um evento positivo.

Muitos ainda perguntam ou questionam o valor das lições aprendidas. A resposta para este questionamento é simples e deve ser colocada na cabeceira de qualquer gerente de projetos.

” Quando uma equipe não faz Reunião de Retrospectiva (Scrum) ou não registra as lições aprendidas (PMBOK®), continuará a cometer os mesmos erros nas fases seguintes “

Por experiência própria, esta afirmação é mas que verdadeira. A única forma de melhorar os processos, práticas e técnicas, é identificar os pontos negativos e evitá-los no futuro, e identificar os pontos positivos e provocá-los no futuro. Isso é uma forma simples de realizar uma melhoria contínua no seu projeto, na sua equipe e na sua empresa.

Para conhecer mais sobre as Reuniões de Retrospectiva no Scrum, visite a área específica neste mesmo blog através do menu superior Scrum, submenu Retrospectiva da Sprint. Ou, se preferir ler mais sobre o Registro de Lições Aprendidas do PMBOK®, visite a área específica neste mesmo blog através do menu superior PMBOK, submenu Encerrando, e leia o processo Encerrando o projeto ou fase.