Para o segundo capítulo da série “Cadê gerente?”, escolhi um tema importante e que ainda é muito ignorado e negligenciado no mundo de projetos: A documentação.

Uma obra de duplicação da rodovia SC 401 na cidade de Florianópolis, iniciada a cerca de 1 mês, está gerando enormes transtornos a comunidade local.

O primeiro problema foi causado quando a empreiteira responsável pela obra danificou a rede de abastecimento de água, deixando mais de 123 alunos sem aula em uma escola da região.

Outro problema ocorreu na quinta feira (19) quando a mesma empreiteira, ao demolir uma das casas desapropriadas, destruiu também uma central telefônica da Oi. O incidente deixou mais de 800 telefones sem funcionar até o domingo (22), prejudicando moradores e comerciantes locais que ficaram sem telefone, internet e máquinas de pagamento por cartões.

Ao ser questionado sobre os incidentes, o responsável pela obra, argumentou que não havia plantas das instalações telefônicas e de abastecimento de água na região, e que estes imprevistos poderiam acontecer.

Bom, percebe-se rapidamente como projetos que parecem ser desconectados e independentes, podem ser na verdade 100% dependentes e interligados, tornando as documentações mais importantes, além de essenciais e imprescindíveis. Este é um exemplo claro de um projeto passado, que precisava ser bem documentado para que no futuro fornecesse informação a um novo projeto.

Vale lembrar também, que uma boa documentação não é realizada apenas quando os documentos são criados, mas também na forma que são armazenados, organizados e recuperados no futuro. Será que as plantas mencionadas não existiam, não foram encontradas ou não foram disponibilizadas em tempo hábil?

Outro ponto fundamental é que o gerente do projeto em execução precisa se armar de toda a documentação existente dos projetos passados, para que riscos como estes sejam mitigados. Será que neste caso o responsável pela obra atual solicitou as plantas às empresas anteriores? Será que a análise dos documentos de projetos anteriores estava no plano de projeto?

Lembre-se que uma documentação mínima necessária para que o projeto seja entendido, realizado, consultado e utilizado futuramente, deve sempre ser realizada. Seja em projetos de software ou de engenharia, precisamos de especificações, de plantas e de registros do projeto. Só assim no futuro, alterações ou novos projetos serão realizados com segurança, eficácia e eficiência.

Não pule etapas acreditando que um documento é desnecessário, ou é perda tempo. Acredite, lá na frente algo terá que ser refeito devido a falta de um ou mais documentos, e nunca se esqueça que refazer é sempre mais caro do que fazer.

Não esqueça do recado e sempre pergunte: Cadê o gerente?